Tout le monde le sait, le diable se cache toujours dans le détail ! C’est pourquoi chez Novencia on ne parle pas de l’adoption de l’agilité mais de la transformation des organisations. Alors que certains coaches n’agissent que sur les pratiques, chez Novencia on agit sur l’impact. En s’engageant sur les résultats, en prenant en compte les objectifs sous-jacents, de façon pragmatique et sans perte d’identité ni de sens, c’est une équipe d’experts forts de 15 ans d’expérience qui accompagne chacun de ses clients vers les nouveaux modes d’organisation du travail. Leur mission : rechercher un optimum collectif plutôt qu’un maximum par fonction. Ce nouveau paradigme managérial, Jean-Marc Decouleur, Responsable de l’offre transformation des organisations chez Novencia, l’a appliqué en interne et peut désormais le décliner chez chaque client du cabinet de conseil.
Retour d’expérience.
Pourquoi NOVENCIA a décidé de transformer son organisation ? Quel était l’état des lieux ?
Jean-Marc D. : La transformation d’une organisation se pose irrémédiablement lorsqu’une société grandit. NOVENCIA est passée en moins de trois ans de 50 à 300 collaborateurs. Le changement de mode d’organisation était donc une condition sine qua none à la pérennité de son efficacité et de son modèle économique. Par ailleurs NOVENCIA était organisée en équipes métier comme, traditionnellement, dans la plupart des sociétés. Or le processus d’affaire de l’entreprise implique une forte interaction entre plusieurs corps de métiers. Nous avons donc réorganisé et créé des équipes innovantes, des squads au sein desquelles RH et commerciaux travaillent en étroite collaboration pour un même objectif. Enfin, au regard de la croissance de NOVENCIA, il était nécessaire que chaque équipe devienne autonome, prenne ses propres décisions, s’auto-organise. Une façon de soulager le management mais aussi surtout de permettre aux équipes de gagner en réactivité car la prise de décision se fait désormais en circuit court.
Pour les collaborateurs, c’est difficile de se transformer ?
Jean-Marc D. : Il faut savoir qu’en général, l’être humain résiste au changement. Nous avons une tendance naturelle à vouloir rester dans un état stable, y compris au niveau de notre corps via le phénomène d’homéostasie (désigne la capacité d’un système à conserver son milieu intérieur en équilibre quelles que soient les contraintes externes, NDLR). Dans un cadre de travail, c’est la même chose, personne n’aime sortir de sa zone de confort car en sortir c’est être dans le flou, se demander ce que l’on va devenir dans cette nouvelle organisation, devoir se remettre en question. Souvent ces sentiments sont exacerbés par la peur de la perte : perte de pouvoir pour certains, perte d’une expertise, voire même perte de l’anonymat, de la tranquillité pour d’autres. C’est pourquoi, il faut absolument accompagner les personnes. C’est notre métier de coach en transformation des organisations. Il est important que nous soyons là pour nous assurer que l’aspect humain soit pleinement pris en compte durant la phase de transformation car c’est une condition prépondérante du succès.
Sur quelles valeurs avez-vous travaillé ?
Jean-Marc D. : NOVENCIA avait pour objectif d’améliorer la transparence sur l’activité RH et commerciale, la proximité, la responsabilisation et l’autonomie des collaborateurs du siège. Pour la proximité et l’autonomie, nous avons travaillé sur la structure de l’organisation pour mettre en place des squads (en nous inspirant du modèle mis en place chez Spotify). Comme évoqué précédemment, une squad est une équipe multi-métiers dont les membres sont alignés sur un objectif opérationnel. Pour la transparence, nous avons adopté le management visuel afin que l’information se diffuse par elle-même dans tout l’open space. Vous ne cherchez plus l’information, elle vient à vous ! Enfin, concernant la responsabilisation, les squads définissent leurs propres objectifs opérationnels à la semaine pour atteindre les objectifs plus globaux, et à plus long terme, de l’entreprise.
Quels sont les méthodes et outils que vous avez mis en place ?
Jean-Marc D. : Avant de répondre directement à la question, je voudrais rappeler qu’une organisation est unique. Il n’y a donc pas d’approche toute faite qui fonctionne partout et à coup sûr. Chez NOVENCIA, pour réussir la transformation, nous nous sommes inspirés de plusieurs approches afin de bien s’adapter au contexte, aux contraintes et à la culture. Ainsi, les réunions d’équipes courtes et centrées sur le partage de l’état des tâches sont issues de Scrum, la méthode Agile de fabrication de produit et de gestion de projet. La gestion du flux de travail s’appuie sur le Kanban pour l’IT issu de la pensée Lean. La décentralisation des décisions est un thème du Lean product development flow. Pour ce qui est des outils, nous nous sommes orientés vers des outils numériques (trello) quand il y a des contraintes de volume d’informations, et des outils physiques (tableaux, dashboards) pour la flexibilité d’utilisation qu’ils offrent et leur « présence » dans l’open space.
Quelle a été l’attitude des équipes face au changement ?
Jean-Marc D. : Chez NOVENCIA, l’ouverture d’esprit fait partie de la culture d’entreprise donc l’idée de la transformation a été très bien accueillie. Le questionnement a existé mais c’est un cheminement normal car les collaborateurs étaient en quête de sens. Les équipes ont cherché à comprendre le pourquoi, et surtout l’impact attendu. A ce moment de la transformation, la Direction doit absolument être présente pour répondre à ces questions et transmettre la vision. C’est ce qui permet de garder le cap pendant la transformation, c’est-à-dire pendant la période de perte de repères.
A quelle nouvelle organisation avez-vous donné naissance ?
Jean-Marc D. : A une entreprise qui comprend mieux la nécessité et les bénéfices à se transformer. Et qui saura donc mieux s’adapter aux futurs changements nécessaires. Vous le savez, nous vivons dans un monde de plus en plus en mouvement, où tout va très vite. La capacité à s’adapter rapidement est devenu le challenge principal des organisations. Lorsque la paralysie de l’organisation, du fait de la peur du changement, a disparu ; alors l’amélioration continue devient possible. C’est-à-dire la capacité à constamment remettre en cause ce que l’on fait et la façon dont on le fait, et à opérer rapidement les changements nécessaires pour s’améliorer. Ce qui devient également possible, c’est l’innovation. NOVENCIA est désormais plus agile, et s’est dotée d’une nouvelle organisation pour l’être encore plus demain.
Peut-on parler d’une petite révolution ?
Jean-Marc D. : Je préfère parler de métamorphose. Il y a dans le mot révolution l’idée d’un rejet, d’un reniement de la situation passée. Cela ne s’applique pas à NOVENCIA. L’entreprise a gardé ses valeurs, son identité, ce qui fait qu’elle est unique. C’est également une condition prépondérante pour réussir une transformation : l’organisation doit se transformer tout en restant fondamentalement qui elle est. La chenille devient papillon, mais il s’agit toujours du même être vivant. Pour résumer, je dirais que c’est toujours NOVENCIA, mais en mieux.
Qu’ont gagné NOVENCIA et ses équipes à devenir agile ?
Jean-Marc D. : En plus de ceux évoqués précédemment, la transformation a apporté des bénéfices supplémentaires qui sont des conséquences directes des changements mis en place. L’ancienne organisation, du fait des silos, pouvait générer de l’incompréhension et des frictions entre les équipes. Ce qui était donc source de démotivation et de mauvaise ambiance. Depuis que les changements sont en place, ces tensions ont quasiment disparu et tout le monde a constaté un net regain de la motivation et du bien-être. C’est le premier bénéfice. Le second, lié à la mise en place du management visuel, est la possibilité pour chaque équipe de communiquer directement et rapidement à la Direction tout obstacle qui l’empêche d’être pleinement efficace dans son fonctionnement. Cela peut être un manque de moyen (humain, matériel), un événement qui rend le contexte d’affaires difficile, etc. La Direction utilise également le management visuel pour prendre conscience de ces obstacles et apporter son soutien pour les éliminer. C’est une nouvelle relation qui se met en place : La Direction et les équipes sont partenaires et s’entraident pour le bien de l’organisation.
NOVENCIA est donc prêt à évangéliser l’agilité auprès de ses clients ?
Jean-Marc D. : Non seulement à évangéliser, mais à accompagner nos clients pour la mettre en œuvre de façon concrète dans leur organisation. NOVENCIA a les talents nécessaires pour ce faire : coach en transformation des organisations, scrum et kanban masters, product owners, experts en développement logiciels (craftsman), devops. Nous avons une expérience réelle de transformation de grandes entreprises, avec une démarche innovante de la transformation qui nous engage auprès de nos clients sur l’émergence d’impacts bénéfiques concrets, par exemple sur la motivation, la création de valeur et l’adaptation au changement. Alors que d’autres cabinets de conseils ne s’engagent que sur la mise en place de pratiques sans garantie d’impact sur l’organisation. Enfin, NOVENCIA me semble particulièrement légitime car nous appliquons à nous-même ce que nous proposons à nos clients : NOVENCIA se transforme et vit l’agilité.
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