Le pilotage d’une activité est souvent associé à la mise en place d’une interface, (un tableau de bord), qui permet de consolider les indicateurs clefs et leurs tendances. Pour qu’il soit utilisé de manière simple et efficiente, il est indispensable de créer un outil accepté et compris de vos collaborateurs. A la clé : une vision synthétique de votre activité et la possibilité d’une approche prédictive.
Besoin d’une approche efficiente ? Erwan Prud’homme, Directeur Business Analytics, revient sur les principaux éléments à prendre en considération avant de se lancer !
Les avantages d’un tableau de bord
- Aligner la stratégie sur les objectifs de l’entreprise
- Motiver ses équipes autour d’un objectif
- Harmoniser l’information au sein de l’entreprise
- Accélérer la prise de décision
- Adopter un langage commun
La finalité d’un tableau de bord est double :
- Disposer d’un outil de communication pour suivre la mise en œuvre de la stratégie de l’entreprise
- Disposer d’un outil d’aide à la décision et au pilotage
Quelle différence entre reporting et tableau de bord ?
Le reporting est une photo d’une situation à instant T. L’information est présentée sous forme d’indicateurs bruts.
Sa vocation : permettre au manager d’avoir une vision générale de tous les indicateurs de l’entreprise.
Le tableau de bord : il permet de visualiser de façon simple et interactive certains indicateurs sélectionnés au préalable pour atteindre un ou plusieurs objectifs (performance, coûts, ROI).
Sa vocation : piloter l’activité et minimiser la prise de risque inhérente à toute décision. Ces deux outils peuvent être complémentaires.
1 Choisir vos KPI
Il est impératif d’identifier avec vos équipes les indicateurs de performance (KPI) à suivre pour atteindre l’objectif défini. Les mesures choisies devront être comprises et approuvées de tous : c’est la clé du succès pour que vos collaborateurs aient une vision partagée des résultats ! Il est donc impératif de co-construire le tableau de bord.
Le tableau de bord doit présenter plusieurs mesures car la plupart des indicateurs fournissent une information partielle. En regroupant plusieurs indicateurs complémentaires et homogènes, on a un ensemble d’informations qui permettent d’activer les bons leviers. Idéalement, un indicateur est toujours associé à un objectif à atteindre.
Quelles questions se poser pour être sûr d’identifier les bonnes mesures ?
Il faut se poser des questions simples et les formuler sans ambiguïté.
Exemples :
Je veux conquérir de nouveaux clients ? Je définis la notion de client (individus, foyer, bénéficiaire…) et je mesure le taux de nouveaux clients.
Je veux conquérir de nouveaux marchés ? Je mesure la répartition des ventes par marché, ou le nombre de nouveaux marchés conquis… Etc.
Si un indicateur est en dessous de l’objectif, quelles sont les actions que je mets en place ? En clair votre KPI doit être percutant et doit avoir une signification concrète pour tous. Idéalement, il est associé à des leviers d’action. En effet, se rendre compte que la météo a une influence les ventes est pertinent mais ne permet pas forcément d’avoir un levier d’action.
L’erreur à éviter : ne pas impliquer ses collaborateurs dans la construction du tableau et dans la sélection des indicateurs. Il s’agit de faire converger les points de vue.
Il existe 4 grandes types d’indicateurs
Indicateur financier : cet indicateur permet d’analyser la santé réelle d’une entreprise. il peut mesurer le taux de rendement des actifs, le cycle d’exploitation des produits, les délais de règlement client et fournisseurs…
Indicateur Commercial ou Marketing : cet indicateur détaille l’origine du chiffre d’affaires. C’est à dire qu’il mesure les revenus générés par chaque ligne de production ou chaque site, l’influence des campagnes publicitaires…. On les utilise quand on souhaite déterminer quelles sont les activités les plus rentables en termes de croissance interne.
Indicateur organisationnel : il concerne les Ressources Humaines et sa productivité globale. Il mesure le taux d’absentéisme, d’accident, les coûts de production, le coût des sous-traitants…
Indicateur Responsabilité Sociale de l’Entreprise : appelé couramment RSE, cet indicateur permet au consommateur de mesurer l’impact social des produits qu’il achète. Le RSE valorise donc les entreprises ayant un mode de production respectueux de l’environnement et de leurs salariés.
2 Construire un tableau simple, clair, réactif
Au delà de 7 éléments l’oeil se perd ! Le principe d’un tableau de bord est qu’il doit se lire rapidement et simplement. Un ergonome peut vous aider dans la mise en place d’un tableau de bord mais gardez à l’esprit que les outils actuels offrent une large palette de possibilité pour mettre en valeur vos KPI.
L’erreur à éviter : surcharger le tableau au risque de le rendre illisible. Trop d’infos tue l’info !
3 Un seul mot d’ordre : Interactivité
Chaque utilisateur doit avoir la possibilité d’interagir avec le tableau de bord. Il doit en effet pouvoir approfondir une mesure en particulier ou la faire évoluer. Il doit aussi pouvoir examiner des données sous-jacentes, agir par filtres…
L’erreur à éviter : utiliser un vocabulaire trop complexe, ne pas réfléchir sur les bons diagrammes. Par exemple, pour visualiser un pourcentage au delà de 5 valeurs utiliser un camembert (diagramme circulaire) n’a plus de sens ! Par ailleurs, fournir un niveau de détail trop important risque de perdre l’utilisateur.
4 Mettre à jour les données
Il faut toujours que les données de votre tableau soient mises à jour pour qu’elles reflètent au mieux la situation actuelle et que les prévisions soient les plus justes.
Concernant la fréquence, les données peuvent être mises à jour de façon journalière, hebdomadaire, mensuelle…Il n’y a pas de règle. il faut simplement s’interroger sur quelle périodicité l’interprétation est significative et permet d’agir.
Exemple : on peut suivre de façon hebdomadaire l’évolution de ses stocks et de façon mensuelle le taux d’acquisition de nouveaux clients.
L’erreur à éviter : interpréter des données obsolètes et prendre par conséquence des décisions qui se révèleraient peu pertinentes.
5 Une donnée fiable
Tous les collaborateurs doivent être d’accord sur la définition et le calcul de la donnée affichée dans un tableau de bord. S’il y a une défiance, un utilisateur pourra se réapproprier la donnée, la recalculer. Conséquence : le tableau de bord ne sera plus utilisé et la stratégie de l’entreprise ne sera pas appliquée.
Exemple : Dans l’hypothèse où l’équipe dirigeante décide de mesurer le nombre de clients acquis sur une période en effectuant l’opération suivante : nombre de clients acquis – clients qui sont partis à la concurrence, sans avoir convenu du calcul avec l’équipe commerciale. On est dans le cas où l’ensemble des collaborateurs ne se sont pas mis d’accord sur le calcul, il se pourrait donc qu’un commercial décide de communiquer sur le nombre de clients acquis sans avoir retiré ceux partis à la concurrence. Ce qui fausse toute la stratégie d’acquisition de nouveaux clients.
L’erreur à éviter : ne pas impliquer les équipes dans la façon dont les données sont calculées.
