Novencia attache une grande importance à la protection de la vie privée et des données personnelles.
Conformément au règlement européen 2016/679 du 26 avril 2016 (ci-après le “RGPD”) et à la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après la « Loi Informatique et Libertés »), Novencia prend des engagements forts à l’égard des personnes concernées (ci-après « vous », « votre » et « vos »).
Ce présent document a pour objectif de vous informer sur les traitements de données vous concernant.
Pour toute information relative aux Cookies et traceurs, nous vous invitons à consulter la page dédiée de notre site.
I. QUI ACCÈDE À VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Toutes les informations sont collectées et enregistrées par Novencia dont le siège social se situe au 21 rue de la Banque, 75002 Paris. Les données sont accessibles par le personnel strictement habilité de Novencia et qui a été formé à la protection des données personnelles.
Nos hébergeurs
Afin de vous permettre d’accéder à notre site internet novencia.com, Novencia a recours à des prestataires. Ces sociétés sont également les destinataires d’une partie ou de l’ensemble des données que vous transmettez. Elles ont la charge de l’hébergement, la maintenance et participent à l’édition et au bon fonctionnement du site internet novencia.com.
Nos fournisseurs de solution de prospection B2B
Dans le cadre de la gestion de sa prospection commerciale, Novencia a recours à plusieurs prestataires. Ces sociétés sont également les destinataires d’une partie ou de l’ensemble des données que vous transmettez :
– LINKEDIN, qui procède à des transferts de données en dehors de l’Union Européenne encadrées par des clauses contractuelles-types et des règles contraignantes d’entreprise. Un exemplaire de ces clauses est disponible ici.
– SALESFORCE, qui procède à des transferts de données en dehors de l’Union Européenne encadrées par des clauses contractuelles-types et des règles contraignantes d’entreprise. Un exemplaire de ces clauses est disponible ici.
Les autorités administratives et judiciaires et toute profession règlementée autorisée
Pour rappel, NOVENCIA peut effectuer la transmission de données aux autorités compétentes pour donner suite aux réclamations présentées contre NOVENCIA et se conformer aux procédures administratives et judiciaires. Toute profession règlementée autorisée à recevoir les données pour la satisfaction d’obligations légales et règlementaires pourra également avoir accès aux données, tels que notamment des commissaires aux comptes, des experts, ou tout auditeur d’une autorité compétente.
II. QUELLES SONT LES DONNÉES TRAITÉES PAR NOVENCIA ?
Pour rappel, Novencia est susceptible de vous contacter afin de vous proposer des offres commerciales. Conformément à la réglementation, votre consentement préalable à recevoir de telles sollicitations n’est pas obligatoire dès lors qu’elles s’inscrivent dans une démarche commerciale B2B (entre professionnels) et dans le cadre de votre activité professionnelle.
Les données traitées par Novencia proviennent de différents canaux.
Via les formulaires du site
Lorsque vous nous contactez à travers les formulaires de contact et de téléchargement de notre site (novencia.com) : formulaire d’inscription à nos ateliers de formation, formulaire de contact, formulaire d’inscription à nos Webinars… Dans cette situation, Novencia procède à des opérations de prospections commerciales B2B. Les données collectées sont des données relatives à votre identité (nom, prénom) et votre vie professionnelle (coordonnées professionnelles, nom de l’entreprise…).
Via des échanges par message, courriel et téléphone
Lorsque nous échangeons ensemble à l’initiative de notre équipe ou de la vôtre (via une adresse dpo@novencia.com ou un numéro de téléphone professionnel). Dans cette situation, Novencia procède à des opérations de prospections commerciales B2B : certaines données peuvent avoir été collectées à partir de source accessible au public (réseaux sociaux professionnels) afin d’entrer en contact avec vous et de vous proposer des offres commerciales. Les données collectées sont des données relatives à votre identité (nom, prénom) et votre vie professionnelle (coordonnées professionnelles, nom de l’entreprise…).
III. POURQUOI NOVENCIA TRAITE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
1) Pour traiter vos demandes d’information
Novencia traite vos données afin de répondre à vos demandes d’information et de documentation. Le fondement légal de ce traitement est l’intérêt légitime de Novencia d’entrer en contact avec les visiteurs du site. La fourniture de ces données est obligatoire afin de répondre à la demande. En conséquent, la non-fourniture de ces données empêchera le traitement de votre demande.
2) Pour vous proposer des offres commerciales et diffuser sa newsletter
Novencia traite vos données afin de vous proposer des offres commerciales par courriel, message et téléphone et diffuser sa newsletter. Conformément à la réglementation, votre consentement préalable à recevoir de telles sollicitations n’est pas obligatoire dès lors qu’elles s’inscrivent dans une démarche commerciale B2B (entre professionnels) et dans le cadre de votre activité professionnelle. Néanmoins, vous êtes libre de vous opposer à cette prospection en exerçant votre droit d’opposition dans les conditions détaillées au sein de la section 5 du présent document. Le fondement légal de cette prospection est l’intérêt légitime de Novencia de développer ses relations commerciales.
3) Pour gérer notre clientèle et nos partenariats
Novencia traite vos données afin de gérer sa clientèle, ses partenariats, ses contrats et sa facturation associée. Le fondement légal de ce traitement est l’exécution du contrat ou des mesures précontractuelles entre vous et Novencia. La fourniture de ces données est obligatoire afin de vous proposer et d’exécuter une prestation commerciale. En conséquent, la non-fourniture de ces données empêchera le bon déroulement de la prestation commerciale.
4) Pour vous permettre d’assister aux Webinars
Novencia traite vos données personnelles afin de vous permettre d’assister à nos Webinars. Le fondement légal de ce traitement est l’intérêt légitime de Novencia de communiquer sur ses offres et d’améliorer sa visibilité. La fourniture de ces données est obligatoire afin de vous permettre d’assister aux Webinars. En conséquent, la non-fourniture de ces données empêchera votre participation.
5) Pour vous permettre de télécharger nos livres blancs
Novencia traite vos données personnelles afin de vous permettre de télécharger nos livres blancs. Le fondement légal de ce traitement est l’intérêt légitime de Novencia de diffuser du contenu et d’améliorer son image de marque. La fourniture de ces données est obligatoire afin de vous permettre de télécharger les livres blancs. En conséquent, la non-fourniture de ces données empêchera le téléchargement.
6) Pour vous permettre de vous inscrire à des ateliers de formation
Novencia traite vos données personnelles afin de vous permettre de vous inscrire à nos ateliers de formation en ligne ou en présentiel. Le fondement légal de ce traitement est l’intérêt légitime de Novencia de partager du contenu et d’améliorer son image de marque.
La fourniture de ces données est obligatoire afin de vous permettre de participer aux ateliers. En conséquent, la non-fourniture de ces données empêchera votre participation.
7) Pour vous permettre d’intégrer la liste alumni
Novencia traite vos données personnelles afin de vous permettre de vous inscrire à notre liste alumni. Le fondement légal de ce traitement est le consentement.
La fourniture de ces données est obligatoire afin de vous permettre d’être inscrit à la liste alumni. En conséquent, la non-fourniture de ces données empêchera votre participation.
IV. COMBIEN DE TEMPS NOVENCIA CONSERVE LES DONNÉES PERSONNELLES ?
Les données que vous transmettez à Novencia sont conservées pendant une durée définie et respectée.
1) Les données collectées pour traiter vos demandes d’information : 1 an à partir de la réception de la demande.
2) Les données collectées pour vous proposer des offres commerciales : 3 ans à partir du dernier contact avec la personne concernée (exemple de dernier contact : participation à un atelier, participation à un Webinar, envoi de courriel, appel téléphonique ou clic sur un lien hypertexte contenu dans un courriel).
3) Les données collectées pour gérer notre clientèle et nos partenariats :
- 5 ans à compter de la fin de la relation commerciale à des fins de preuve en cas de contentieux ;
- 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable à des fins de comptabilité pour les données de facturation.
4) Les données collectées pour vous permettre d’assister aux Webinars : 3 ans à partir de la participation au dernier Webinar.
5) Les données collectées pour vous permettre de télécharger nos livres blancs : 3 ans à partir du dernier téléchargement.
6) Les données collectées pour vous permettre de participer à nos ateliers de formation : 3 ans à partir de la dernière participation à un atelier.
7) Les données collectées pour être inscrit à la liste alumni : le temps de l’inscription de la personne concernée.
V. QUELS SONT VOS DROITS ?
Pour l’ensemble de vos demandes relatives à l’exercice de vos droits, vous pouvez procéder à vos demandes sur la plateforme Witik.
Il est aussi possible de contacter le référent RGPD de Novencia à cette adresse : dpo@novencia.com.
Si vous souhaitez en savoir plus sur vos droits, vous pouvez consulter le site internet de l’autorité française de protection des données personnelles, la CNIL.
Droit d’accès, droit de rectification, droit d’effacement
Vous pouvez à tout moment consulter, modifier ou supprimer vos données personnelles fournies et ainsi exercer votre droit d’accès, droit de rectification ou droit à l’effacement par le moyen présenté au début de cette section. Pour rappel, lorsque vous formulez une demande d’exercice du droit d’effacement, les données concernées peuvent être soumises à une obligation légale de conservation que Novencia est tenu de respecter (conservation liée aux obligations administratives et judiciaires).
Droit d’opposition
Lorsque vous recevez des courriels de la part de Novencia, vous êtes libres de vous opposer à tout moment en cliquant sur le lien de désabonnement présent en bas des messages, en le signalant lors de nos échanges téléphoniques ou en utilisant le moyen présenté au début de cette section.
Droit à la portabilité
Vous pouvez à tout moment exercer votre droit à la portabilité à tout moment par le moyen présenté en début de cette section. Novencia vous fournira une copie de vos données personnelles dans un format ouvert et interopérable afin de faciliter leur exploitation.
Droit à la limitation
Vous pouvez exercer votre droit à la limitation en complément de l’exercice d’un autre droit en le précisant dans votre demande par le moyen présenté en début de cette section. Novencia ne traitera plus vos données personnelles et procèdera à leur conservation pendant le délai de vérification/examen de l’exercice de l’autre droit (accès, effacement, portabilité…).
Droit de décider du sort de ses données après son décès
Vous pouvez définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès par le moyen présenté en début de cette section.
Droit de déposer une plainte
Lorsque vous estimez que Novencia procède à un traitement illicite de données personnelles constituant une violation de vos droits, vous pouvez à tout moment introduire une réclamation auprès de l’autorité française de protection des données personnelles (la CNIL) via son site internet.
